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工程项目管理系统-采购材料管理

作者:上海悦流软件有限公司 浏览: 发表时间:2021-05-02 09:00:00

采购管理

采购业务需求分析

在互联网的时代,企业采购管理的模式也在经历着深刻的变革,信息系统不仅要满足企业传统的物资采购,也要在整个社会协同的背景下,满足企业集团采购业务的要求。

在云计算的信息技术背景下,采购管理业务不断向整个社会大协同和互联互通的方向延伸,网上招投标、网上寻源、网上比价、工业品超市、通过供应商门户进行准入和协同等新的模式,不断地出现在现实业务中。

在适应新模式的同时,企业传统的采购业务更要精耗细作,比如:大宗原材料物资的采购;基于MRP生产计划物资的采购;基于MRO管理要求的备品备件、低值易耗品等物资的采购;供应商寄存物资的采购;随着企业组织规模的逐步扩大,采购管理也需要在集团层面进行协同,需要满足企业集团采购一体化管理要求,既能够适应下属企业在统一采购库存管理信息平台上分别开展采购业务的分散采购模式,也能够适应集团集中采购模式,或者是分散和集中结合的混合模式。采购管理的模式也不是一成不变的,不同采购模式是为了配合集团战略而形成的,在不同的时期,基于公司战略和管理要求不同,采购模式也要适应这些变化。

对供应商的档案和资质管理,也是采购管理的重要源头,包括供应商寻源,合格供应商评估及供应商分级管理等业务。

工程项目管理系统,施工管理系统,用友erp系统

采购信息系统的建设目标

Ø  构建全过程的物资采购管理平台。采购员根据采购订单向供应商订货,货到进行质量检验,由采购员在系统中录入采购入库单,库管员根据检验报告、采购订单及物资的实收数量办理物资入库,并在系统中审核。采购员收到供应商发票后进行登记审查并报送财务往来会计挂账,若发票当月未到则在月末对物资进行暂估处理。付款时需采购员提交资金申请单报批,资金额度超过五万元以上,则由相关部门会签,通过后方可支付。

Ø  在云计算的背景下,充分利用现代移动互联网和大数据的技术,增加采购管理应用的幅度和深度,在业务管理环节上,实现从物资需求到网上招投标、采购寻源、价格管控、采购执行、采购结算的全过程控制;

Ø  完善公司间协同、部门间职责分工、管理制度,细分、优化业务管理流程并在信息系统中固化,通过流程梳理、优化,消除企业业务壁垒、增强部门协同,实现企业经营管理活动的实时控制和精细化管理;

Ø  建立有效的集中采购管理模式;对供应商进行统一规范、准确评估;发挥集中采购规模优势,降低采购成本;获得合理采购价格,有效控制采购成本;

Ø  掌控集团全局库存,合理控制库存,降低资金占用;

Ø  有效地规范和控制集中采购业务流程;及时、准确地掌控集团采购业务执行情况;

Ø  统一集团内物料分类、物料编码,提高供应链协同效率,整合集团资源,降低库存资金占用;

Ø  对采购原材料、备品配件的采购计划进行分类管理,对采购执行过程的各环节进行精细化管理,为企业提供清晰的计划及执行状况的能见度

Ø  建立对原材料价格波动的价格分析模型,进一步实现对供销上下游业务的分析基础;

Ø  通过建立合同管理系统,实现合同的编制及评审在系统中审核、流转;合同与采购计划、需求计划、采购订单、物资入库单一一对应;提供相应的数据统计功能,如合同执行率、合同编制及评审的时间效率、合同履约率等。完成合同的台账管理及执行过程的全程跟踪查询。

U8 cloud采购管理产品解决方案

总体应用架构

U8 cloud采购管理整体框架图

采购系统是对集团公司所需物资采购进行统一的网络化管理,通过对采购系统的过程控制,实现采购与质检、计量、仓储、结算等的无缝衔接,在单据处理流程和业务处理上可满足定制选用不同的单据流程,以及可完成一般采购、入库、供应商库存等业务处理,以及多种异常业务处理要求。

实现采购需求、采购计划汇总、采购合同的签订与执行情况、交易价格、收货情况、库存信息、采购结算、供应商信息、付款、应付预付账款余额等业务信息的共享。系统应与财务、质量、计量、销售等系统的集成,能够根据物料及备品备件的物料需求计划,自动生成采购计划、采购订单,实现物资采购的质量、计量、运输、结算各个环节的控制和跟踪,整体解决公司物料供应的信息化管理问题。通过订货和交易过程的自动化,减少采购过程中欺诈行为,提高采购效率,缩短采购周期,理顺采购流程,控制采购成本。

Ø  及时了解原料的价格,及各分厂备件品种、规格、质量的需求变化,计划汇总、合同的签订和执行进度,提高财务对采购资金、库存资金的预测能力;

Ø  规范对价格、付款、收货、结算等环节的内部控制体系,降低经营风险;

Ø  能够反映产品采购动态情况(品种、规格、采购、供应商、区域、用途……);

Ø  根据合同条款和收货信息,系统自动计算结算价格,由采购人员、财务人员审核确认后生成采购信息;

Ø  系统生成账户余额查询,为各部门提供供应商资金信息;

Ø  建立统一供应商档案系统;能按规定的供应商条件标准,在授权范围内进行审批;能根据合格供应商的合同签订及执行情况数据进行供应商的评估;能根据供应商的采购数据、询价、报价、交货、质量等历史数据,指导采购活动;能通过上述数据对供应商进行动态评价和分级;支持供应商网上对采购订单自助查询,包括采购订单和质量结果的查询;

Ø  优化采购业务的业务流程,规范、统一、细化库存实物存放与实物账登记管理,区分产品规格、品种、质量等级,动态反映物资流向,如实际库存量、当期入库量、发出已结量、发出未结量、已结代存量,实物账与财务明细账实现对账功能,以便财务、库存、采购部门及时了解物资库存信息和出入库情况,分析物资资金占用及周转指标;

Ø  采购订单管理。采购计划可以按照一定规则自动生成采购订单,采购订单应列明供应商、物资名称、规格、型号、品牌、交货数量、质量标准、到货时间、交货地点、采购价格等内容;应具有采购配额管理的功能,实现在某时期内,采购需求在合格供应商之间按照事先设定的比例进行。采购订单投放需经有效的审批;采购订单的实际执行数据要记入供应商档案,为今后管理分析提供基础数据。支持严格的采购单据审批控制和授权,授权与审批控制可由使用部门自助灵活设置

Ø  采购价格管理。可通过招标采购、市场价格收集和预测进行采购价格的收集整理;对价格的确定需经有效审批;对已确定的采购价格执行情况定期进行监督检查审核;应控制价格变化幅度,实际价格的数据要作为历史档案保存,为价格分析提供基础数据。


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