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通过流通过程中业务财务部分的管理,将开票、付款等流程实现完全的电子化,及有效管理销售及采购过程的器械费用的管控。
其特点为:
1、 覆盖销售全过程的收款管理,并包括对应开票信息的管理;
2、 将销售过程的进展与费用的收款进度进行对应,可随时了解销售收款情况及器械流通过程中收款率的情况;
3、 经销商在销售过程中同样存在医疗器械采购的过程,可通过业务财务管理过程实现付款及付款进度执行的监控;
4、 将采购过程阶段的采购合同、采购付款、发票等信息进行系统记录,并形成付款的记录;
5、 同时,针对收付款过程中的账期提醒、应收、应付等提醒等形成有效的提醒机制,变被动的工作模式为主动的工作方式;
6、 通过查询统计模式将应收、应付、开票、账龄等信息及时推送至销售代表、销售经理及领导门户,形成信息的及时互动、反馈等。
此图展示了医疗器械流通过程中销售、采购过程所涉及的业务财务管理逻辑模式:
医疗器械流通业务财务功能逻辑图
针对销售过程中需要进行收款的阶段,则由医疗器械销售代表进行开票申请单的在线申请,将需要进行收款的发票信息进行信息添加,包括开票的基本信息、收票单位、金额、第几笔款,是否为本笔全款等信息进行申请单的录入,并通过系统流转,实现开票的全过程,
开票完成后,则由销售人员进行后续收款动作的执行。
当开票流程结束后,财务会进行开票信息的登记,则销售经理需要进行收款的动作执行;
收款完成后,由销售经理在系统中进行收款信息的录入,包括收款时间、第几笔款项、收款金额、是否按按照时间进行收取等,系统将会依据填写信息进行关联,保证财务***时间进行财务费用的核实。
应收记录单
业务流程流转参考如下:
当收款确认无误后,将由财务在收款确认流程中进行收款登记操作,这样,收款过程完成。
此收款记录将在对应销售过程进行记录的更新,并依据此过程中款项的收付进行信息的更新。
由于销售过程的复杂及周期性,收款时间节点往往不会完全依据合同或订单进行支付,但需要在系统中拥有完善的提醒功能,提醒主要针对销售人员及财务人员进行提醒,如涉及重大项目或重大款项的收款过程,需要依据时间安排通知至销售人员负责人或者分管领导,
系统将实现按照录入账期时间节点或收款节点,可进行提前提醒时间确认,例如提前五天、三天或一天,进行提醒,针对重大款项的收款信息可设置多次提醒模式。
针对销售过程中发票、收款的信息,可通过多维度查询及分类统计的方式进行信息的及时抽取及分析。
1、例如可实现应收款项的统计,领导可***时间了解最近一周或一个月需要收款的总金额以及具体哪些款项需要进行收款;
2、同样,包括开票信息查询、账期查询、开票信息与收款金额对应信息等,均可进行实时展示。
在医疗器械流通过程中,针对经销商还会有一个采购的过程,而此过程的业务财务过程也可通过系统的付款申请、付款预警、付款合同对应等方式完成全过程的管控。
针对采购过程中,需要进行付款申请的阶段,则由销售人员进行付款申请单的填写,包括付款的合同信息、支付款金额、支付原因、是否收到发票等等信息,添加完成后,提交至系统中进行流转,最终有财务进行付款动作的执行。
并将全部的付款申请、执行的操作执行方式在系统中进行留存。
采购合同进度计划主要针对需要支付款项的详细计划登记,包括采购合同基本信息添加、采购时间、采购金额,以及合同中约定的付款计划时间。
系统将按照填写的付款计划进行提醒。
合同进度表
付款流程流转结束后,需要由销售人员或出纳通过不同的付款方式进行付款登记,最终记录是否按照约定、金额进行付款动作的执行。
同样在付款过程中,需要由销售人员进行收到发票信息的登记。
登记过程将对应库管记录或付款条件,将发票收取的情况进行有效统计。
对应销售过程的提醒,在采购过程中同样需要进行预警提醒的实现,包括付款计划的日期、发票需要提交的时间等,如果涉及重大金额的支付,需要知会或需要通过分管领导的审批,才能完成支付动作。
在本系统中查询统计将实现完全自定义的方式。
经销商可按照自己所关注的维度进行采购过程的信息的统计,例如应付信息统计、已付金额统计、发票金额统计等。
查询统计
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